As fraudes e os desperdícios são, certamente, dois dos principais obstáculos para os empreendedores quando o assunto é abastecimento de frotas. Infelizmente, os desvios são mais frequentes do que se possa imaginar. Além disso, algumas situações levam a um uso indevido de combustível – maior do que o necessário.
O desvio de recursos, assim como a utilização indevida dos veículos, acabam por aumentar um valor que já é alto dentro do orçamento das organizações. Como já citamos em outros artigos aqui do blog, o custo do combustível é um gasto muito significativo – um dos maiores – e representa um verdadeiro desafio para o crescimento de empresas que precisam transportar os seus produtos ou dependem do abastecimento de máquinas para produzir.
6 formas de evitar fraudes e impedir desperdícios no abastecimento de frotas
Muitos fatores influenciam nesse gasto, porém, alguns em específico podem ser sanados se, além de atenção ao abastecimento de frotas, houver foco em impedir os desvios e os desperdícios comuns no setor. Rotas inadequadas ou trajetos adicionais, furtos, comportamento impróprio por parte dos motoristas, falta de controle do abastecimento são algumas das circunstâncias que, no fim, podem gerar uma redução da lucratividade dos negócios.
1. Saiba reconhecer os sinais de desvios
Uma das formas de evitar fraudes é desenvolver métodos para reconhecê-las. Os sinais de que há situações a serem investigadas são perceptíveis a partir de uma gestão de custos detalhada e aprofundada.
Grandes variações nas despesas da empresa com o abastecimento de frotas, por exemplo, devem ser vistas com desconfiança pelos gestores. Apenas com um monitoramento presente, é possível encontrar uma conjuntura suspeita.
Essa verificação também pode partir do seguinte questionamento: “minha frota tem um consumo médio coerente de acordo com as rotas planejadas?” Faça as contas: se a resposta for negativa, provavelmente existe algum desvio. Isso não significa necessariamente que os veículos possam estar sendo utilizados indevidamente pelos empregados. Há também casos de furto de combustível durante as paradas dos motoristas.
2. Mantenha o controle das rotas
Já falamos muito por aqui sobre como a tecnologia é uma grande aliada da gestão logística. Recursos tecnológicos permitem hoje, por exemplo, que se faça um monitoramento da frota em tempo real via satélite. Com esses sistemas, é possível saber exatamente onde cada veículo se encontra em determinado momento.
Isso é importante não apenas por uma questão de segurança – já que o roubo de cargas é um sério problema para o transporte brasileiro. Ao acompanhar toda a sua frota será possível entender se as rotas definidas estão sendo cumpridas ou se os veículos estão sendo utilizados para uso pessoal.
3. Oriente os motoristas
O comportamento descuidado dos motoristas também influencia e pode promover um alto desperdício de combustível. Dependendo do modo como o veículo é conduzido, mais rotações de motor são necessárias e, consequentemente, mais diesel, gasolina ou álcool serão consumidos. Isso acontece, por exemplo, quando há acelerações ou frenagens repentinas.
Além de aumentar o consumo, atitudes como essa também provocam o desgaste dos veículos. Elas também podem ser responsáveis por causar acidentes que colocam em risco a vida de colaboradores ou, no mínimo, deixam as máquinas paradas por período de tempo – o que representa um ônus financeiro.
Para evitar os imprevistos e o desperdício, recomenda-se que as empresas orientem os seus colaboradores a respeito de direção defensiva e sobre práticas para economizar combustível. Entre elas, algumas orientações são realmente muito simples: não pisar fundo, saber qual é o melhor momento para trocar de marcha e utilizar o ar-condicionado com cautela são algumas delas.
4. Tente impedir os abastecimentos irregulares
Você sabe em que horários os seus colaboradores estão abastecendo os veículos? Possui um controle com registro dessas movimentações? É possível perceber irregularidades realizando uma comparação entre a capacidade total do tanque e a quantia total de combustível utilizada no abastecimento de frotas.
No entanto, essa solução se torna quase impossível quando a equipe de logística não conta com as ferramentas adequadas de controle de abastecimento de frotas. Uma quantidade grande de veículos dificulta e muito um acompanhamento manual e a análise das informações caso a caso.
5. Utilize um sistema de automatização de abastecimento de frotas
Uma das tecnologias que fazem toda a diferença quando o assunto é abastecimento de frotas é o SAAF (Sistema Automatizado de Abastecimento de Frotas). A plataforma de automatização de toda essa operação consegue identificar os veículos autorizados, controlar a frequência e o limite de liberação de fluxo de combustível por máquina e guardar todas essas informações.
Com a ferramenta, é possível fazer um planejamento antecipado da distribuição do combustível e controlar com precisão o consumo através de relatórios mensais. O software da IONICS também permite, portanto, que se conheça o gasto exato da empresa com cada veículo e com o transporte de cargas de modo geral.
6. Garanta que a frota seja eficiente e que a manutenção esteja em dia
Escolher modelos de veículos com uma melhor eficiência energética é importante, porém, o estado de conservação da frota também influencia no consumo de combustível e pode estar relacionado ao desperdício.
São necessárias manutenções regulares nas máquinas para evitar que ocorram falhas que podem reduzir o rendimento e fazer com que os veículos consumam mais combustível por km rodado. Por isso, as revisões periódicas devem ser respeitadas.
Também é fundamental possuir um histórico sobre cada item da frota, com rendimento na compra, os reparos pelos quais ele já passou e a escala de eficiência ao longo do tempo. Isso tudo até para poder avaliar quando vale mais a pena renovar a frota do que manter altos gastos em função do tempo de uso dos veículos.
7. Mantenha o controle das finanças
Para identificar possíveis desvios e desperdícios e reduzir os custos com o abastecimento da frota, é essencial ter controle das finanças envolvidas com a logística. Se você não souber exatamente com o que e quanto gasta, não será capaz de reconhecer situações estranhas ou anormais que possam impactar negativamente os negócios.
Manter um controle atualizado de todas as despesas com o transporte permite que sejam feitas comparações e análises e que sejam escolhidos os melhores caminhos para a empresa. Lembrando ainda que a gestão de transportes não é uma tarefa simples, porém, hoje em dia, é possível contar com ferramentas que otimizam o trabalho, garantindo bons resultados.
