Automação do abastecimento de combustível: o que é e como funciona?

Com o avanço da tecnologia, a automação do abastecimento de combustível se tornou uma estratégia essencial para empresas que buscam otimizar suas operações e reduzir custos. 

A implementação dessa tecnologia proporciona diversas vantagens, tais como:

• redução de custos;
• eliminar desperdícios e otimizar uso do combustível;
• eliminar possíveis desvios e fraudes;
• melhoria da eficiência operacional;
• agilidade no processo de abastecimento; 
• dados confiáveis para embasar tomadas de decisão;
• precisão das informações para gerenciamento e controle assertivo;
• confiabilidade dos dados e visualização em tempo real;

E tantas outras vantagens que você vai conhecer ao implementar na sua empresa.

Neste artigo, exploraremos em detalhes o que é a automação do abastecimento de combustível e como ela funciona. Acompanhe até o final!

Qual o impacto das despesas com combustível para uma organização?

As despesas com combustível podem ter um impacto significativo nas finanças e na eficiência operacional de uma organização, em especial em setores que dependem fortemente de transporte, como é o caso do agronegócio.

O aumento dos preços dos combustíveis pode aumentar os custos operacionais, o que implica em se tornar menos competitivo no mercado em que atua, também pode reduzir a lucratividade e, em alguns casos, influencia no aumento de preço final para os clientes. 

Além disso, a volatilidade nos preços do petróleo pode tornar o planejamento estratégico e financeiro ainda mais desafiador.

O que é a automação do abastecimento de combustível?

A automação do abastecimento de combustível é a aplicação de tecnologia para controlar e gerenciar o processo de abastecimento de combustível de maneira automatizada e eficiente. 

Isso envolve o uso de uma solução que abrange:  software (sistema) e hardware (equipamentos) para que seja possível:

• monitorar o estoque de combustível;
• registrar transações de abastecimento;
• controlar bombas e bicos, liberando abastecimentos somente para frota autorizada; 
• gerar relatórios confiáveis e precisos para que possa ser analisado consumo, média, quem abasteceu, quanto abasteceu, entre outros indicadores fundamentais para o seu negócio. 

Com a automação, as empresas podem:

• otimizar a gestão de estoque;
• otimizar o controle e gestão do abastecimento da frota;
• acessar informações em tempo real;
• evitar desperdícios;
• eliminar possíveis desvios e fraudes;
• aumentar a eficiência operacional. 

Além disso, a automação do abastecimento de combustível pode oferecer insights valiosos sobre padrões de consumo. O que ajuda na tomada de decisões estratégicas para reduzir custos, melhorar práticas e rotinas da operação para potencializar os resultados.

Como funciona a implementação da automação?

A implementação da automação do abastecimento de combustível envolve algumas etapas e para garantir um funcionamento eficaz e confiável. 

Aqui está uma explicação detalhada de como isso pode funcionar:

Avaliação das necessidades

O primeiro passo é entender as demandas específicas da operação, principalmente porque  cada uma tem suas particularidades, necessidades e desafios em relação ao processo de abastecimento de combustível. Isso inclui:

• compreender atuação da empresa no mercado – operação;
• compreender o processo atual do início ao fim;
• compreender atividades das pessoas envolvidas no processo de abastecimento;
• entender o volume de combustível consumido;
• os tipos de veículos ou equipamentos a serem abastecidos;
• os locais de abastecimento;
• os indicadores que precisa monitorar diariamente;

Seleção de tecnologia | Software e Hardware

Com base nas necessidades identificadas, é escolhida a tecnologia mais adequada para automatizar o abastecimento. Isso pode incluir:

• realizar levantamento da estrutura de abastecimento a ser automatizada;
• identificar comunicação disponível (Wifi, 4G, Rádio, etc) para definição de equipamentos;
• identificar quais sistemas utilizam para mapeamento de integrações;
• definir software para controle e  gestão de combustível;
• modelos de bombas de abastecimento na estrutura de abastecimento a ser automatizada;
• mapear formato de identificação de usuários que realizam abastecimentos;
• mapear formato de identificação de veiculos e equipamentos da frota autorizada a a abastecer no posto interno; 

Integração de software

Os sistemas de automação para controle e gestão de abastecimentos exigem software e hardware para monitoramento das operações de liberação de combustível diariamente.

O software pode ser integrado aos sistemas existentes da organização, exemplo:

• ERPs (Enterprise Resource Planning) ou seja, Sistema Integrado de Gestão Empresarial;
• Sistemas de gestão de frota;

A integração entre sistemas permite que a empresa realize uma gestão mais estratégica e eficaz, uma vez que as informações estão disponíveis de maneira integrada.

Treinamento da equipe

É essencial treinar a equipe responsável para melhor  uso e manutenção do sistema de automação do abastecimento, e aqui ressaltamos os pontos principais:

• treinamento sobre como operar a automação na liberação dos abastecimentos; 
• treinamento sobre como usar o software de gestão;
• treinamento sobre como gerar, analisar e interpretar relatórios de consumo de combustível;
• treinamento sobre instalação e substituição de equipamentos; 

Monitoramento e manutenção contínuos

Após a implementação, é importante acompanhar de forma contínua o desempenho do sistema e realizar as manutenções preventivas programas para garantir eficiencia e eficacia em sua operação, e por isso é importante: 

• a verificação regular dos equipamentos;
• reportar empresa sobre desafios para que possam ser superados e a automação esteja 100% em funcionamento na operação;
• realizar treinamento periódico para fazer uso das funcionalidades  que a solução ofere;
• atualizações de software;
• participar de treinamento oferecidos pela empresa CONTRATADA para implementar a automação.

É garantido que a empresa economiza?

Sim, a implementação da automação do abastecimento de combustível tem uma forte probabilidade de resultar em economia para a empresa, com ênfase na otimização de recursos. 

Ao automatizar o processo de abastecimento, a empresa pode:

• economia de combustível;
• eliminar possíveis desvios e fraudes;
• otimizar a mão de obra atual;
• eliminar retrabalhos;
• identificar gargalos na operação e tomar medidas resolutivas (gestão de frota)
• otimizar o processo de compra e gestão de estoque de combustível.

Isso significa que a empresa estará usando seus recursos de maneira mais eficiente, garantindo que o combustível seja destinado apenas para frota autorizada, e ainda assim será monitorado. 

Também é possível garantir que os estoques sejam mantidos em níveis adequados, sem excessos que gerem custos desnecessários. 

Além disso, a automação permite uma análise mais precisa dos dados de consumo de combustível, possibilitando a identificação de padrões e oportunidades de economia adicionais.

Portanto, embora não haja garantias absolutas, a automação do abastecimento de combustível é uma estratégia eficaz para reduzir custos e otimizar recursos dentro de uma empresa.

Vantagens além da obtenção de economia

Além da obtenção de economia direta, a automação do abastecimento de frota oferece uma série de vantagens adicionais para as empresas. Isso inclui:

• uma maior eficiência operacional, com processos mais rápidos e precisos;
• redução de erros humanos;
• precisão no controle e gestão de combustível;
• geração de dados confiáveis, precisos e em tempo real;
• melhoria na gestão de estoque. 

A automação contribui para uma análise mais precisa e estratégica dos dados de consumo, embasando a tomada de decisão e essas vantagens combinadas não apenas resultam em redução de custos, mas também em um aumento da produtividade e da competitividade da empresa no mercado.

Ainda podemos citar os ganhos diretos e indiretos. Acompanhe!

Diretos

1. economia de combustível;
2. melhoria de processo;
3. dados confiáveis e em tempo real;
4. diminui retrabalhos e erros rotineiros nos lançamentos manuais. 

Indiretos

1. segurança, no que diz respeito ao combustível ser liberado somente por pessoas autorizadas a realizarem o abastecimento. 
2. diminui possíveis processos trabalhistas, uma vez que o abastecimento será liberado somente para colaboradores autorizados e fica registrado no sistema quem realizou o abastecimento. Logo, pode ser mais um ponto de segurança para a empresa se resguardar. 
3. otimiza a mão de obra, porque os colaboradores que antes gastavam horas para fazer conferências de lançamentos manuais, agora podem desempenhar outras atividades, uma vez que a automação permite controle dos dados gerados.
4. confiabilidade – governança e compliance (uma vez registrado a litragem abastecida, nenhum usuário pode fazer qualquer alteração)

Agora que você sabe o que é e como funciona a automação do abastecimento de combustível, conte com o Sistema Automatizado de Abastecimento de Frotas (SAAF) da IONICS.  

Com esta tecnologia, você controla cada gota de combustível da sua frota, e garante a eficiência e a lucratividade para o seu negócio! Converse com um consultor IONICS e implemente.